Запит на подання пропозицій це важливий документ, який закладає основу для вибору постачальника послуг з розробки програмного забезпечення. Дізнайтеся, як написати ефективний RFP для постачальників послуг з розробки програмного забезпечення, дотримуючись основних кроків, викладених у цьому вичерпному посібнику. Підвищіть свої шанси знайти правильного постачальника, забезпечивши чітку комунікацію та мінімізувавши непорозуміння. Ми розповімо вам про ключові компоненти процесу написання RFP, допоможемо створити чіткий і стислий запит, який містить як загальні, так і специфічні вимоги до вашого проекту, а також важливу інформацію про вашу компанію та терміни виконання робіт.
Що таке запит на участь у тендері і коли він потрібен?
RFP - це офіційний документ, який окреслює вимоги та очікування від конкретного проекту і запрошує постачальників подавати свої пропозиції. Зазвичай його використовують, коли шукають зовнішню експертизу або рішення, які виходять за межі можливостей вашої організації. Наприклад, розглянемо муніципалітет, який планує розробити новий додаток для паркування. У таких випадках муніципалітет випускає запит на участь у тендері для розробників програмного забезпечення та ІТ-інженерів, вказуючи на потребу в мобільному додатку для мешканців та нерезидентів, які користуються міськими паркінгами. Муніципалітет має загальне уявлення про те, що йому потрібно, але не має коштів на розробку додатку.
Тепер давайте зануримося в обов'язкові кроки для створення ефективного запиту на участь у тендері:
КРОК 1: Формулювання мети
Почніть з визначення обсягу вашого проекту та визначення ваших бюджетних обмежень. Заява про мету, також відома як резюме, слугує основою для вашого запиту на участь у тендері, в якій узагальнено проблему, бажане рішення, необхідні послуги та цілі проекту. Цей розділ має бути стислим, але в той же час передавати основну ідею проблеми, яку ви прагнете вирішити.
Наприклад, у заяві про мету муніципалітету щодо додатку для паркування може бути зазначено "Ми шукаємо новий мобільний додаток, доступний на різних платформах, що підтримує універсальну систему оплати кредитними картками. Наш бюджет становить $50 000-$75 000".
КРОК 2: Надайте довідкову інформацію
У цьому розділі заглибтеся в історію вашої організації, щоб надати постачальникам повне розуміння вашого бізнесу та бажаних результатів. Наприклад, якщо муніципалітет віддає перевагу затвердженим урядом підрядникам, які мають досвід в адаптивному дизайні та створенні додатків для різних мобільних платформ, згадайте про цю перевагу.
Крім того, висвітліть свої бізнес-вимоги, зосередившись на аспектах, які є унікальними для вашої організації і мають вирішальне значення для досягнення цілей проекту.
КРОК 3: Обсяг робіт
Чітко окресліть свої очікування від потенційних партнерів, більш детально описавши їх у цьому розділі. Вкажіть необхідні навички, досвід та послуги, які слід розглянути. Визначте свою цільову аудиторію та будь-які специфічні вимоги, пов'язані з вашим проектом. Кожен проект відрізняється і має свої нюанси. Для клієнтів Sprinterra визначення обсягу робіт - одне з найпростіших завдань, адже наша команда створила генератор RFP для розробки додатків. Перевірте його тут..
У нашому попередньому прикладі обсяг робіт муніципалітету може виглядати так: "Додаток повинен підтримувати сім мов, пропонувати п'ять способів оплати, включати сервісний чат і забезпечувати цілодобову технічну підтримку для 100 000 користувачів".
Запишіть все в цьому розділі як частину запиту на участь у тендері, і не думайте, що щось повинно бути очевидним. Будьте максимально конкретними. Переконайтеся, що ви охоплюєте наступні сфери в обсязі робіт:
- Огляд інфраструктури продукту
- Огляд/бачення кінцевого продукту
- Функціональні вимоги та бажана функціональність
- Можливості продукту
- Графічний інтерфейс та користувацький досвід
- Нефункціональні вимоги: Портативність, безпека, ремонтопридатність, масштабованість, гнучкість, повторне використання
- Підхід до співпраці (наприклад, виділений менеджер проекту, заздалегідь заплановані сесії з інженерами та спеціалістами, оновлення проміжних етапів)
Крім того, не забудьте згадати про процес впровадження та необхідні технічні послуги. Якщо ви передбачаєте потребу в підтримці після розробки, попросіть потенційних постачальників надати розцінки на ці послуги або проект угоди про рівень обслуговування (SLA).
КРОК 4: Визначте часові рамки вашого проекту
Будьте прозорими та чесними щодо термінів реалізації вашого проекту. Навіть якщо у вас є певна гнучкість, вкажіть орієнтовну дату початку використання продукту. Встановіть конкретні терміни для подання пропозицій, прийняття рішень та надання кінцевого продукту. Також повідомте про кінцеву дату потенційним партнерам.
КРОК 5. Контактні особи
Включіть всю необхідну контактну інформацію, щоб полегшити ефективну комунікацію між обома сторонами. Чітко вкажіть контактні особи, до яких можна звертатися з будь-якими питаннями, що забезпечить безперебійну координацію протягом усього процесу підготовки запиту на участь у тендері. Цей розділ може допомогти звести до мінімуму непорозуміння щодо обсягу робіт та фінансової компенсації.
Висновок
Важливість запитів на участь у тендерах у сучасному діловому світі важко переоцінити. На даний момент ви повинні добре розуміти значення RFP. Дотримуючись цих основних кроків у створенні RFP, ви зможете ефективно донести свої вимоги та очікування до потенційних постачальників послуг з розробки програмного забезпечення. Добре складений RFP допомагає спростити процес відбору та створює основу для успішного партнерства. Пам'ятайте, що конкретність і лаконічність вашого запиту допоможе вам знайти правильного постачальника, який зможе досягти бажаних результатів для вашого проекту.
Не соромтеся зверніться до нас якщо вам потрібна додаткова інформація або допомога у створенні запиту на участь у тендері, або скористайтеся нашим інструментом: RFP для FinTech & RFP для сфери охорони здоров'я
Ukrainian 
English