Деякі люди сумніваються, чи є ERP-система ідеальним вибором для виправлення введених даних. Вони можуть вважати, що це занадто громіздко, але чи так це насправді? Давайте докладніше розглянемо процес виправлення документів у Odoo.
Правильне рішення для бізнесу
Навіть коли причини для цього є. впровадити ERP-систему очевидні, після того, як ми натиснемо на спусковий гачок, ми можемо почати задаватися питанням, чи було це рішення правильним для бізнесу. Ось ключові питання, які ми повинні собі поставити:1. Чи нормально, що процедури в кінці місяця займають 7-10 днів? 2. Чи нормально, що внесення змін під час квартальної звітності, особливо під час пікового сезону звітності, є болючим і трудомістким для вашого персоналу?
Це складні та важливі питання, на які потрібно відповісти. Навіть незначні незручності, такі як коригування записів, можуть бути попереджувальним знаком про те, що щось не так. Я хотів би розглянути приклад того, як ми можемо впоратися з цими проблемами, використовуючи Odoo.
Познайомтеся з Мері та Річардом. Мері - бухгалтер, яка вводить витрати в систему і стежить за тим, щоб цифри були точними і правильними. Вона повинна підтримувати зв'язок зі своїми колегами та відстежувати всі витрати в документах. Одним з обов'язкових полів в ERP-системі є номер центру витрат або код відділу, і колеги Мері часто забувають вносити його. Мері витрачає багато часу на пошуки цих забудькуватих колег, що може спричинити затримки, а іноді й перевантажити її на роботі.
Марія стала засмучена колегаРічард, коли деякі "корисні" зміни, які він вніс до її даних, створили для неї вдвічі більше роботи. Річард лише намагався допомогти, виправивши незначну помилку, яку він помітив у її роботі. Він помітив, що Мері ввела код центру витрат відділу кадрів замість коду відділу маркетингу. Він знав, що Мері дуже зайнята, і вирішив допомогти їй, виправивши документ власноруч. На жаль, з оригінальним документом були пов'язані інші документи, і це призвело до низки розбіжностей у системі. Давайте детальніше розглянемо проблеми з існуючою системою.
Ми твердо переконані, що кожен член вашої команди повинен мати можливість зробити свій внесок у загальний успіх. Для цього важливо мати правильні інструменти, щоб робити значущий внесок. Якщо всі члени команди не можуть зробити свій внесок у пікові періоди, а окремі члени перевантажені, це ознака того, що в процесі існує неефективність. Можливо, варто переглянути інструменти, які ви зараз використовуєте, і подивитися, чи є кращі альтернативи.
Рішення Odoo
Тож як ми можемо дозволити кожному члену команди розділити навантаження, але при цьому уникнути проблем, які ми бачили раніше з Річардом і Мері? Odoo має відповідь. Після того, як документ опубліковано, до нього можна вносити зміни. Для цього потрібен відкритий податковий період і розширені права доступу для користувачів. На скріншоті нижче ви можете побачити деякі приклади виправлень у документі.
Внести ці зміни не складно. Виконуйте наступні кроки:1. Натисніть "Скинути до чернетки" і "Редагувати"2. Виправте документ відповідним чином3. Натисніть "Зберегти" і "Підтвердити"
Надзвичайно зручно, що всі зміни вносяться до журналу змін, який ви можете побачити в правій колонці. Таким чином, якщо виникають питання щодо змін у документі, одразу зрозуміло, до кого саме потрібно їх спрямувати.
Ще однією приємною особливістю є те, що ви можете встановити нагадування або запланувати іншу діяльність на випадок, якщо щось трапиться або ви не зможете закінчити введення даних за один раз. Ви завжди можете повернутися і закінчити пізніше.
Як кажуть, диявол ховається в деталях. ERP-система - це лише інструмент, який зробить вашу роботу простішою та ефективнішою. Внесення виправлень до записів в Odoo відбувається швидко і зрозуміло. Кожен член вашої команди тепер зможе вносити корективи в документи, не боячись наслідків. Вони зможуть зосередитися на досягненні спільної мети, а не турбуватися про наслідки дрібних помилок. Дякуємо вам Odoo!
Олександра Михалко
Листопад 2021
Ukrainian 
English