Припиніть використовувати електронні таблиці та застаріле бухгалтерське програмне забезпечення як бізнес-інструменти
Багато великих фінансових компаній та урядових організацій вже позбулися електронних таблиць для критично важливих фінансових операцій багато років тому. Однак нещодавнє дослідження показало, що більше половини (51%) фінансових лідерів все ще покладатися на електронних таблицях (наприклад, Excel, Google Sheets, Numbers тощо), оскільки вони розглядаються як економічно ефективна альтернатива більш складні та дорогі ERP/CRM-системи.
Відповідаючи на запитання про найкращі якості електронних таблиць, багато хто згадував простий у використанні інтерфейс і мінімальне навчання. Підсумовуючи все це, ми розуміємо. Електронні таблиці універсальні, зручні та легкодоступні. Але чи дійсно вони є найкращим бізнес-інструментом для обліку, управління запасами, організації, планування та аналізу даних?
Відповідь, безумовно, ні. Можливо, ваш бізнес перебуває у стані стагнації, тому що ви все ще використовуєте електронні таблиці. У цій статті ми розглянемо деякі недоліки використання електронних таблиць у вашому бізнесі.
Помилки та друкарські помилки неминучі, оскільки електронні таблиці складаються людьми
Помилки трапляються з найкращими з нас, але навіть прості друкарські помилки в електронних таблицях (наприклад, забуття операційного знаку) можуть мати руйнівні наслідки для вашої компанії. Це саме те, що сталося з Fidelity у їхній знаменитій "Помилка зі знаком мінус" кейс. Працівник забув додати знак мінус до збитку компанії ($1.3B). Натомість ця сума потрапила до прибутку, і компанія виплатила її своїм акціонерам. (Читати далі: Вісім найгірших помилок у роботі з електронними таблицями)
Це не поодинокий випадок. Деякі дослідження доповідь що майже 9 з 10 таблиць (88%) містять помилки. Чим більший файл, тим більша ймовірність того, що він містить помилки або невірні формули.
Отже, якщо ваша мета - точність даних, не використовуйте електронні таблиці. Легко пропустити помилки, якщо ви не будете постійно прочісувати документ комірку за коміркою.
Наші експерти рекомендують інвестувати в інтелектуальну базу даних або Управління основними даними програмне забезпечення, яке може швидко і точно усунути помилки або позначити їх для виправлення.
У Sprinterra ми пропонуємо передовий підхід до управління даними та модернізації ІТ-ландшафтів з безперервним переглядом ваших даних та аналітикою.
Ви також можете відмовитися від індивідуальної ERP-системи, яка може бути адаптована до потреб вашого бізнесу. ERP-системи мають автоматизовані звіти та аналітичні інструменти й усувають дублювання записів.
Електронні таблиці мають обмеження на розмір
Теоретично кажучи, компанії зрештою змушені розподіляти свої дані між кількома електронними таблицями, оскільки існує обмеження на кількість рядків і стовпців, які може зберігати електронна таблиця. Це може здатися невеликою проблемою, поки вона не стане такою.
Саме так сталося у Великій Британії у 2020 році, в розпал пандемії. Майже 16 000 випадків захворювання на Covid-19 не були зареєстровані, оскільки Excel не зміг зафіксувати всі тестові дані, що перевищували ліміт електронної таблиці. Як наслідок, державні органи отримали неповну інформацію і не відстежили всіх, хто отримав позитивний результат тесту на коронавірус, що потенційно поставило під загрозу життя людей.
Звичайно, така ситуація - це, безумовно, виняток. Але електронні таблиці мають обмеження, і це варто враховувати, особливо якщо ви використовуєте електронні таблиці як базу даних.
Крім того, електронні таблиці погано інтегруються з іншими програмами, інструментами та сервісними системами. Якщо системи інтеграції ще не існує, вам не пощастило, і вам доведеться переносити дані в інші системи вручну.
На додачу до своїх обмежень, електронні таблиці не тільки борються із зовнішніми посиланнями, але й можуть бути використані для розкриття конфіденційної інформації.
Питання безпеки
Електронним таблицям часто не вистачає корпоративного рівня безпека та функції шифрування для захисту конфіденційних даних. Навіть якщо ви заблокуєте свою електронну таблицю паролем, властиві їй функції безпеки (або їх відсутність) полегшують хакерам доступ до ваших файлів. Прихований код, приховані рядки або стовпці та неправильно введені дані дуже легко замаскувати.
Але найголовніше - конфіденційна інформація може опинитися в руках людей, які не є цільовою аудиторією, оскільки електронні таблиці надають доступ до неї широкому колу осіб. Використання чогось на кшталт Excel для локального зберігання даних робить вас дуже вразливими до порушень безпеки або інших поширених ІТ-проблем.
Однак при створенні індивідуальна ERP-системави можете безпечно зберігати свої дані в хмарі, захищаючи їх за допомогою додаткових функцій, таких як автентифікація користувачів, шифрування та ведення журналів доступу. Члени команди можуть бачити всю базу даних або лише частину запису, увійшовши в систему і залишивши слід змін.
Електронні таблиці ніколи не призначалися для використання на рівні підприємства
Все вищесказане не є панегіриком електронним таблицям. Програма чудово підходить для розрахунків, планування, створення зведених таблиць та інших цінних функцій. Але, можливо, ви вже переросли його, коли побачили, що Excel змушує вас працювати більше, а не розумніше. Крім того, ваш бізнес може винести уроки з таких інцидентів, як ситуація з COVID у Великій Британії, про яку ми вже згадували раніше. Якби чиновники від охорони здоров'я використовували гідну систему управління базами даних або ERP-систему замість того, щоб відстежувати життєво важливу статистику в електронних таблицях, вони, ймовірно, не втратили б набагато більш чутливу інформацію.
Підводячи підсумок, якщо ви працюєте з даними і все ще використовуєте електронні таблиці, ми рекомендуємо створити інтелектуальну базу даних або індивідуальну ERP-систему за допомогою Sprinterra. Ми допоможемо вам перенести ваші електронні таблиці на централізовану платформу, що налаштовується, з ефективним обміном даними, відстеженням записів, автентифікацією користувачів, сповіщеннями та безпекою корпоративного рівня.
Щоб дізнатися про свої можливості, запишіться на безкоштовну консультацію до Sprinterra. Ваш технічний спецназ знаходиться лише на відстані електронної пошти: info@100.28.163.57
Ukrainian 
English